6 Dinge, die die am besten organisierten Menschen jeden Tag tun

Ihre Aufmerksamkeit ist begrenzt und wertvoll. Sie benötigen weniger Informationen. Sie brauchen gute Filter.

6 Dinge, die die am besten organisierten Menschen jeden Tag tun 6 Dinge, die die am besten organisierten Menschen jeden Tag tunBildnachweis: Gregor Schuster

Dein Leben ist beschäftigt. Work-Life-Balance ist eine Herausforderung. Du hast das Gefühl, dass du dich so dünn machst, dass du anfängst zu verschwinden.

Die meisten von uns fühlen sich so. Aber nicht alle von uns. Die am besten organisierten Leute tun es nicht.



Als NYT-Bestsellerautor und Neurowissenschaftler Daniel J. Levitin erklärt, scheinen die VIPs, die er trifft, nicht zerstreut und hektisch zu sein.

Sie sind ruhig, cool und 'im Moment', nicht mit neun Dingen jonglieren und sich Sorgen machen, bis 19 Uhr fertig zu sein.

Es ist nicht schwer herauszufinden, warum: Sie haben Hilfe – Helfer und Assistenten, die sich um diese Dinge kümmern, damit der VIP „im Moment“ sein kann.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

wie man eine Traumreisetasche macht

Während meiner Arbeit als wissenschaftlicher Forscher hatte ich die Gelegenheit, Gouverneure, Kabinettsmitglieder, Musikstars und die Chefs von Fortune-500-Unternehmen zu treffen. Ihre Fähigkeiten und Leistungen variieren, aber als Gruppe ist eines bemerkenswert konstant. Mir ist immer wieder aufgefallen, wie befreiend es für sie ist, sich keine Gedanken darüber machen zu müssen, ob sie woanders hin müssen oder mit jemand anderem reden müssen. Sie nehmen sich Zeit, nehmen Blickkontakt auf, entspannen sich und sind wirklich für alle da, mit denen sie sprechen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob sie in diesem Moment mit einer wichtigeren Person sprechen sollten, da ihre Mitarbeiter – ihre externen Aufmerksamkeitsfilter – bereits für sie festgelegt haben, dass dies die beste Art ist, ihre Zeit zu nutzen.

Muss nett sein, da Sie und ich Multitasking betreiben und die Dinge abkürzen müssen, um zu versuchen, alles zu erledigen, was die ganze Zeit stresst.

Aber hier ist die Sache: Du kannst auch so sein. Und es sind keine 10 Mitarbeiter erforderlich.

Wer ist also Ihr Assistent? Sie sind. Wer ist dann der VIP? Sie sind. (Ja, ich ermutige Sie aktiv, eine gespaltene Persönlichkeit zu entwickeln.)

Mit genügend Planung im Voraus können Sie sicherstellen, dass Sie so ruhig und organisiert sind wie der Präsident der Vereinigten Staaten.

(Um mehr darüber zu erfahren, was die produktivsten Menschen tun, klicken Sie auf Hier .)

Wir müssen nur ein paar Systeme im Voraus einrichten. Was ist der erste Schritt?

Zusammenhängende Posts: 6 Dinge, die die produktivsten Menschen jeden Tag tun

1) Das Gehirn des VIPs ist leer. Und das ist eine gute Sache.
Der Präsident der Vereinigten Staaten versucht nicht verzweifelt, sich an seine To-Do-Liste zu erinnern.

Er hat alle Dinge, die als nächstes kommen, an seine Mitarbeiter ausgelagert, damit er sich zu 100% auf das konzentrieren kann, was vor ihm liegt.

Nein, Sie haben keine Gruppe von Helfern, aber es gibt immer noch ein wichtiges Prinzip, das Sie anwenden können: Hol es dir aus dem Kopf.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Verlagern Sie die Last des Organisierens von unserem Gehirn auf die Außenwelt ... Sie aufzuschreiben, vertreibt sie aus Ihrem Kopf und befreit Ihr Gehirn von dem Durcheinander, das die Konzentration auf das beeinträchtigt, worauf Sie sich konzentrieren möchten.

Alles, worüber Sie sich Sorgen machen, jede Aufgabe, jedes Anliegen wird an einem Ort aufgeschrieben.

Einer. Nicht verstreut auf einem Notizblock zu Hause, Ihrem iPad im Büro, Ihrem E-Mail-Posteingang, Haftnotizen auf Ihrem Monitor und Ihrem unzuverlässigen Speicher.

Diese Streuung lässt Sie sich fragen, ob Sie etwas vergessen haben – und die Forschung zeigt es erzeugt Angst .

Also hol es dir aus dem Kopf und auf eine Liste. Danach, Dinge erledigen Autor David Allen sagt Unterteilen Sie es in 4 Kategorien:

  1. Tu es
  2. Delegieren Sie es
  3. Verschieben Sie es
  4. Lass es fallen

Sobald Sie diese 4 Listen haben, wissen Sie, was Sie tatsächlich tun müssen, und alles an einem Ort. Allein diese Liste zu haben, ist ein großer Schritt in Richtung VIP-Cool.

Warum funktioniert das? Dahinter steckt etwas Neurowissenschaft. Das Aufschreiben deaktiviert 'Probeschleifen'.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Wenn wir etwas Wichtiges im Kopf haben – insbesondere eine Aufgabe – haben wir Angst, es zu vergessen, also probt unser Gehirn es und wirft es im Kreis herum in etwas, das Kognitionspsychologen tatsächlich als das . bezeichnen Probeschleife, ein Netzwerk von Gehirnregionen, das den frontalen Kortex direkt hinter den Augäpfeln und den Hippocampus in der Mitte Ihres Gehirns miteinander verbindet… Das Problem ist, dass es zu gut funktioniert, Gegenstände in der Probe zu halten, bis wir uns darum kümmern. Das Aufschreiben gibt der Probeschleife sowohl implizite als auch explizite Erlaubnis, sie loszulassen, ihre neuronalen Schaltkreise zu entspannen, damit wir uns auf etwas anderes konzentrieren können.

Untersuchungen zeigen, dass es tatsächlich so ist, wenn man Dinge unfertig lässt und sich Sorgen macht macht dich dumm . Lösung? Schreib alles auf .

(Um mehr darüber zu erfahren, wie die großen Genies der Geschichte Notebooks nutzen, klicken Sie auf Hier .)

Sie haben also alle To-Do's aus Ihrem Gehirn und auf eine Liste gebracht. Sie wissen, was delegiert, verschoben und fallengelassen werden kann – und was Sie tatsächlich tun müssen.

Wie kommt man nun wie ein ruhiger VIP durch den Tag?

2) „Herr. Präsident, Ihr nächstes Meeting beginnt
Der Präsident der Vereinigten Staaten schaut nicht auf seine Uhr. Er ist auf die Minute genau eingeplant und seine Helfer sagen ihm, wann es Zeit ist zu gehen.

Möglicherweise haben Sie keine Assistenten, aber jedes Smartphone verfügt über Alarme und Erinnerungen.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Zeitmanagement erfordert auch, Ihre Zukunft mit Erinnerungen zu strukturieren. Das heißt, eines der Geheimnisse des Zeitmanagements in der Gegenwart besteht darin, zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren, damit Sie nicht ständig herumkrabbeln und aufholen müssen.

Ironischerweise unterbricht Sie Ihr Telefon wahrscheinlich mit unwichtigen Texten, E-Mails und Statusaktualisierungen – aber nicht mit den wichtigsten Prioritäten für Ihren Tag.

Nur wenige von uns haben ihren Kalender so im Voraus organisiert, dass wir ihn von Moment zu Moment all unsere Handlungen diktieren können.

Was ist der Schlüssel? Alarme funktionieren nicht mit To-Do-Listen.

Wie Cal Newport empfiehlt, weisen Sie jeder Aufgabe einen Zeitblock in Ihrem Kalender zu. Dann können Sie abschätzen, wie viel Sie tatsächlich erreichen können:

Die Planung zwingt Sie, sich der Realität zu stellen, wie viel Zeit Sie tatsächlich haben und wie lange die Dinge dauern werden. Jetzt, da Sie das Gesamtbild betrachten, können Sie aus jeder freien Stunde Ihres Arbeitstages etwas Produktives herausholen. Sie quetschen nicht nur mehr Arbeit hinein, sondern können auch dort arbeiten, wo Sie sie am besten können.

Sie sind weniger wahrscheinlich zögern wenn eine Aktivität einen zugewiesenen Zeitblock hat, weil die Entscheidung bereits getroffen wurde.

Und sobald es einen Zeitblock hat, können Sie der VIP sein. Alarme ermöglichen es Ihrem Geist, ruhig zu sein, da Sie wissen, dass Sie an das nächste Ereignis erinnert werden.

(Um mehr über den Zeitplan zu erfahren, dem erfolgreiche Menschen jeden Tag folgen, klicken Sie auf Hier .)

Ich weiß, was einige von euch denken: Aber ich werde unterbrochen. Ich werde abgelenkt.

Aber es gibt eine Möglichkeit, mit Unterbrechungen umzugehen – selbst wenn Sie keine Geheimdienstdetails haben, um Leute von Ihrem Büro fernzuhalten.

3) Filter einrichten
Jeden Morgen bekommt der Präsident ein streng geheimes Dokument mit allem, was er von den ihm unterstellten Behörden wissen muss.

Entscheidend ist nicht, was das Dokument enthält, sondern was es nicht enthält: 50 Status-Updates, 100 Tweets, 10 Katzenbilder und 1000 unwichtige E-Mails.

Er kann sich auf das Wesentliche konzentrieren, weil er nicht von dem abgelenkt wird, was nicht wichtig ist. In der Zwischenzeit fühlen Sie sich wahrscheinlich von Informationen überfordert.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Heutzutage werden unsere Aufmerksamkeitsfilter leicht überfordert. Erfolgreiche Menschen – oder Menschen, die es sich leisten können – beschäftigen Schichten von Menschen, deren Aufgabe es ist, den Aufmerksamkeitsfilter einzuschränken. Das heißt, Konzernchefs, politische Führer, verwöhnte Filmstars und andere, deren Zeit und Aufmerksamkeit besonders wertvoll sind, haben einen Stab von Menschen um sich, die effektiv Erweiterungen ihres eigenen Gehirns sind, die die Funktionen des Aufmerksamkeitsfilters des präfrontalen Kortex replizieren und verfeinern.

„Ich habe eine Informationsflut!“, schreist du. Aber als Technologievisionär Ton Shirky sagt, 'Es ist keine Informationsüberflutung; es ist ein Filterfehler.'

Ihre Aufmerksamkeit ist begrenzt und wertvoll. Sie benötigen weniger Informationen. Sie brauchen gute Filter.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Unser Gehirn hat zwar die Fähigkeit, die Informationen, die wir aufnehmen, zu verarbeiten, aber mit Kosten: Wir können Schwierigkeiten haben, das Triviale vom Wichtigen zu trennen, und all diese Informationsverarbeitung macht uns müde. Neuronen sind lebende Zellen mit einem Stoffwechsel; Sie brauchen Sauerstoff und Glukose, um zu überleben, und wenn sie hart gearbeitet haben, fühlen wir uns müde…

Eine gute Low-Tech-Lösung ist, einen Teil des Tages verstecken . Ich bin so ernst wie ein Herzinfarkt. Gehen Sie dorthin, wo die Leute Sie nicht erreichen können, und erledigen Sie solide Arbeit.

Das ist nicht für jeden eine Option. Ich verstehe es. Kein Problem. Aber Menschen, die das Gefühl haben, dass die Technologie sie mit Informationen überfrachtet hat, verwenden sie falsch.

Verwenden Sie Technologien wie einen DVR, um Ihre Kommunikation zeitversetzt zu gestalten. Die Leute sollten dich erreichen, wenn du es willst, nicht wenn sie es wollen.

Richter, damit du denkst du kannst tanzen

Behandeln Sie alle Kommunikationen in den angegebenen ' Chargen ': eine festgelegte Zeit zum Abrufen von E-Mails, Voicemail usw.

Manche Leute sagen: 'Das kann ich nicht.' Aber Sie können es wahrscheinlich mehr, als Sie denken, besonders früh und spät am Tag.

Vielleicht möchte Ihr Chef, dass Sie lächerlich ansprechbar sind. Fein. Richten Sie einen E-Mail-Filter ein, damit nur die E-Mails des Chefs sofort durchkommen.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

…können Sie in den meisten E-Mail-Programmen und Telefonen E-Mail-Filter einrichten, die bestimmte Personen bestimmen, deren E-Mails Sie sofort erreichen möchten, während sich andere E-Mails einfach in Ihrem Posteingang ansammeln, bis Sie Zeit haben, sie zu bearbeiten. Und für Leute, die wirklich nicht auf E-Mail verzichten können, ist ein weiterer effektiver Trick, ein spezielles, privates E-Mail-Konto einzurichten und diese Adresse nur an die wenigen Personen weiterzugeben, die Sie sofort erreichen müssen. und überprüfen Sie Ihre anderen Konten nur zu bestimmten Zeiten.

(Weitere Informationen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben finden Sie unter Hier .)

Sie haben also Erinnerungen und Filter und laufen nicht mehr besorgt herum.

Aber wenn man sich zur Arbeit hinsetzt, merkt man, dass es noch zu viel zu tun gibt. Wie kann man Ruhe bewahren, wenn es so viele Entscheidungen zu treffen gibt?

Zusammenhängende Posts: 8 Dinge, die die erfolgreichsten Menschen der Welt alle gemeinsam haben

4) Die unglaubliche Kraft von „Gut genug“
Der Präsident trifft keine kleinen Entscheidungen. Die Tausenden von Leuten, die unter ihm arbeiten, kümmern sich darum, also sprudelt nur das Große auf seiner Agenda.

Aber da Sie nicht Tausende von Menschen haben, die unter Ihnen arbeiten (oder vielleicht irgendein für diese Angelegenheit) Sie handhaben jede Entscheidung, geschäftlich und persönlich.

Wie ich schon sagte: ' Du kannst alles tun, wenn du aufhörst, alles zu versuchen. ' Seien Sie ein Perfektionist und Sie werden einen Nervenzusammenbruch haben.

Speichern Sie Ihre eingeschränkte Entscheidungsbefugnis für die Dinge, die wichtig sind. Alles andere sollte 'zufrieden' sein.

Was ist befriedigend? Es ist die Kunst, schnell die Option auszuwählen, die „gut genug“ ist. Und die Forschung zeigt, dass dies der Weg zur Produktivität ist – und Glück .

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Neuere sozialpsychologische Forschungen haben gezeigt, dass glückliche Menschen keine Menschen sind, die mehr haben; Vielmehr sind sie Menschen, die mit dem zufrieden sind, was sie bereits haben. Glückliche Menschen beschäftigen sich die ganze Zeit damit, zufrieden zu stellen, auch wenn sie es nicht wissen. Warren Buffett kann als extremer Befriedigungsmensch angesehen werden – einer der reichsten Männer der Welt, er lebt in Omaha, einen Block von der Autobahn entfernt, in demselben bescheidenen Haus, in dem er seit fünfzig Jahren lebt… Aber Buffett ist nicht zufrieden mit seinen Anlagestrategien; satisficing ist ein Werkzeug, um keine Zeit mit Dingen zu verschwenden, die nicht Ihre höchste Priorität haben. Für Ihre Aufgaben mit hoher Priorität bleibt das altmodische Streben nach Exzellenz die richtige Strategie.

Wird diese Entscheidung dazu führen, dass Sie Ihren Job verlieren? Nein? Entscheiden Sie sich dann für die „gut genug“-Lösung und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

(Um mehr darüber zu erfahren, was die erfolgreichsten Menschen gemeinsam haben, klicken Sie auf Hier .)

Die Prioritäten Ihres Chefs ändern sich mittags. Es werden immer mehr Dinge zu Ihrer Liste hinzugefügt. Wie kann das nicht einen Affenschlüssel in Ihren gut durchdachten Plan werfen?

5) „Herr. Präsident, es hat eine Veränderung gegeben…“
Wenn für den Oberbefehlshaber Änderungen anstehen, wechselt er nahtlos, da seine Helfer die Tagespläne bereits überarbeitet haben. Also bleibt er ruhig.

Sie können auch cool bleiben, aber es erfordert ein bisschen mehr Anstrengung. Neue Dinge werden hinzukommen, Prioritäten werden sich ändern und Sie müssen sich verarbeiten und anpassen.

hat brandy norwood ein kind?

Halten Sie Ihr Notizbuch immer bereit, um neue Ideen und Aufgaben festzuhalten.

Und im Laufe des Tages brauchen Sie Momente der Triage und des 'aktiven Sortierens', in denen Sie die Liste aus Ihrem großen Brain Dump umstrukturieren.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

'Ihr Gehirn muss sich auf eine konsistente Basis mit all Ihren Verpflichtungen und Aktivitäten beschäftigen', sagt Allen. „Sie müssen sicher sein, dass Sie tun, was Sie tun müssen, und dass es in Ordnung ist, nicht zu tun, was Sie nicht tun. Wenn es in deinem Kopf ist, dann ist dein Verstand nicht klar. Alles, was Sie in irgendeiner Weise für unvollendet halten, muss in einem vertrauenswürdigen System außerhalb Ihres Verstandes festgehalten werden …“ Dieses vertrauenswürdige System besteht darin, es aufzuschreiben.

Sobald Sie Ihre Liste aktualisiert haben, wenden Sie die Eisenhower-Matrix .

Wenn Sie wissen, in welche Kategorie alles passt, können Sie die Liste priorisiert angreifen.

(Um mehr darüber zu erfahren, wie Navy SEALs, Astronauten und Samurai gute Entscheidungen treffen, klicken Sie auf Hier .)

Okay, Sie beherrschen Ihren Zeitplan, Ihr Kopf ist leer und Sie sind bereit, sich zu konzentrieren… Was nun?

Zusammenhängende Posts: So erreichen Sie Work-Life-Balance in 5 Schritten

6) Habe einen 'Kriegsraum'
Schon mal ein Bild vom Schreibtisch des Präsidenten gesehen? Hat es Stapel von Papieren und 1000 zufällige Post-its? Nein.

Untersuchungen zeigen einen Schreibtisch, der wie die Folgen einer Naturkatastrophe aussieht schwächt deine Konzentrationsfähigkeit .

Sie müssen kein ordentlicher Freak sein, aber wenn es Zeit für Sie ist, mit der Planung aufzuhören und der VIP zu sein, haben einen separaten Arbeitsbereich, der für den Fokus ausgelegt ist.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Eine Möglichkeit, den natürlichen Speicherstil des Hippocampus auszunutzen, besteht darin, verschiedene Arbeitsräume für die verschiedenen Arten von Arbeit zu schaffen, die wir ausführen. Aber wir benutzen den gleichen Computerbildschirm, um unser Scheckbuch zu balancieren, auf E-Mails von unserem Chef zu antworten, Online-Einkäufe zu tätigen, Videos von klavierspielenden Katzen anzusehen, Fotos von unseren Lieben zu speichern, unsere Lieblingsmusik zu hören, Rechnungen zu bezahlen und die täglichen Nachrichten lesen. Kein Wunder, dass wir uns nicht an alles erinnern können – das Gehirn ist einfach nicht darauf ausgelegt, so viele Informationen an einem Ort zu haben… Der Neurologe und Autor Oliver Sacks geht noch einen Schritt weiter: Wenn Sie an zwei völlig unterschiedlichen Projekten arbeiten, widmen Sie einen Schreibtisch oder Tabelle oder Abschnitt des Hauses für jeden. Wenn Sie nur einen anderen Raum betreten, drücken Sie den Reset-Knopf in Ihrem Gehirn und ermöglichen produktiveres und kreativeres Denken.

Laut Produktivitäts-Guru Tim Ferriss , Fokus ist nur das Produkt der Beseitigung von Ablenkungen.

Zusammenhängende Posts: So haben Sie das am besten organisierte Jahr Ihres Lebens

Sie möchten also, dass Ihr VIP-Arbeitsbereich das hat, was der VIP braucht. Und sonst nichts.

Über Der organisierte Geist: Klares Denken im Zeitalter der Informationsüberflutung :

Eine wichtige Erkenntnis der kognitiven Psychologie, um diese Kontrolle zu erlangen, besteht darin, die Dinge, die man braucht, regelmäßig sichtbar zu machen und Dinge zu verbergen, die man nicht braucht.

Ich höre schon das Gejammer: Aber ich habe keine zwei Büros! Ich habe kaum noch einen!

Hier geht es nicht um Immobilien, sondern um mentalen Raum. Ihr Schreibtisch kann dort sein, wo Sie planen, aber der VIP arbeitet auf der Couch.

Oder Ihr Desktop-Computer ist zur Vorbereitung, aber der VIP funktioniert auf Ihrem iPad (dem bewusst Apps für Facebook, Twitter usw. fehlen)

Wenn es Zeit für VIP-Arbeiten ist, wollen Sie alles, was Sie brauchen, um die Arbeit zu erledigen – und nichts anderes.

Ihre unmittelbare Umgebung sollte Machen Sie, was Sie tun müssen, einfach und was Sie nicht schwer tun müssen .

(Für weitere Tricks, mit denen erfolgreiche Menschen sich großartig machen, klicken Sie auf Hier .)

Wie bringen wir das alles zusammen?

Zusammenfassen
Die Schritte, um so organisiert und ruhig zu sein wie der Commander-in-Chief:

  1. Holen Sie sich Ihre To-Do's aus dem Kopf und auf ein Dokument.
  2. Sperren Sie Ihren Kalender und stellen Sie Wecker ein, damit Sie nicht darüber nachdenken müssen, was als nächstes kommt.
  3. Verwenden Sie 'Batching' und Filter, damit Sie nur die Informationen erhalten, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen.
  4. Entscheiden Sie sich für „gut genug“ bei den kleinen Entscheidungen, damit Sie sich auf die großen konzentrieren können.
  5. Erfassen, sortieren und priorisieren Sie regelmäßig neue Elemente.
  6. Haben Sie einen „War Room“, der alles enthält, was Sie brauchen – und sonst nichts.

Schließen Sie sich über 100.000 Lesern an. Erhalten Sie ein kostenloses wöchentliches Update per E-Mail Hier .

Früher brauchte man eine Sekretärin, die den ganzen Tag wachsam das Telefon überwachte… dann kamen Anrufbeantworter und Voicemail.

Die Technologie hat seitdem einen langen Weg zurückgelegt und mit etwas Planung können Sie sie nutzen, um einen kühlen Kopf zu bewahren und großartige Dinge zu erreichen.

Es ist anfangs schwer. Und ja, Sie werden stolpern. Sie müssen optimieren und anpassen. Aber mit der Zeit werden Sie ein persönliches System entwickeln, das funktioniert.

Und Sie werden die Lektion lernen, die jeder VIP weiß:

Das Schwierigste, was man lernen kann, damit umzugehen, ist man selbst . Aber sobald Sie damit umgehen können, können Sie mit allem umgehen.

Dieses Stück erschien ursprünglich auf Auf dem Holzweg sein .

Diese Geschichte erschien ursprünglich auf Motto